Tehokkuuden rajoilla digitaalisessa työympäristössä

Luuri taskussa ja läppäri sylissä ovat kuin Darth Maulin valomiekka – terä molemmissa päissä. Toisaalta käsillä on helppo ja välitön yhteys kollegoihin, tuotteisiin ja työhön – ja toisaalta niiden takia voi tulla tunne, ettei taas saanut mitään oikeita töitä tehtyä.

Tavoitteenani on, että tämän luettuasi pystyt analysoimaan kriittisesti, millainen rooli digitaalisilla laitteilla, kokemuksilla ja palveluilla (työ)elämässäsi on, ja miten varmistat, että teknologia palvelee tekemistäsi ja vuorovaikutustasi siten, että kontrolli pysyy silti sinulla itselläsi.

Käytän lähteenä omaa kokemustani digitaalisten palveluiden suunnittelusta ja läpi elämäni jatkunutta opintietä digipalveluiden käytöstä osana työskentelyä, harrastuksia ja kaikkia elämäni osa-alueita – myös unta. En tavoittele tekstissä täyttä objektiivisuutta, sillä digitaalisten hyödykkeiden arvo pohjautuu hyvin usein kokemukseen, jolloin henkilökohtainen näkemys tuo lisäarvoa pohdintaan – ja näin saan myös ujutettua mukaan kuivaa huumoriani. Toivon herättäväni aiheesta keskustelua, ja ennen kaikkea uusia oivalluksia.

Tunnista perusta, tue työkaluilla

Arkisten esineiden kokiessa digiloikan ja saadessaan etuliitteen “äly-”, monenlaiset hyödyt ja mahdollisuudet nousevat esiin erityisesti markkinointiviestinnässä. Älysormus auttaa parantamaan unenlaatua, älykello auttaa tehostamaan arjen tuottavuutta mittaamalla ja ilmoittelemalla erilaisten tapahtumien kehittymisestä, älypuhelin auttaa aivan kaikessa ja älytelevisio auttaa asentamaan siihen taas kerran uuden ohjelmistopäivityksen. Minkä asennan kyllä joskus sitten.

Avainsana on siis “auttaa”. Markkinointiviestinnän mainitsemat edut ovat tietenkin erittäin hyvin saavutettavissa, jos ja kun kerrotut ominaisuudet tulevat tarpeeseen. Pohdi: Miten digitaalinen palvelu/hyödyke sopii olemassaoleviin arjen rutiineihini ja tavoitteisiini?

Perusasiat on ensin oltava kunnossa. Jotta tavoitteet voidaan työvälineillä saavuttaa, on ne ensin määriteltävä, pureksittava ja ajoitettava. Otetaan tavoitteeksi esimerkiksi aikataulun hallinta. Yleinen tapa on kirjata asiat kalenteriin, mutta työkaluja siihen on monia – analogisia ja digitaalisia – joista on valittava se oikea, eli se, joka parhaiten tukee oman aikataulun hallintaa. Toisena esimerkkinä juoksuharrastus, jonka helpoin suoritustapa on laittaa verkkarit ja lenkkarit jalkaan ja kirmata pitkin jalkakäytävää, kunnes silmissä sumenee. Mikäli tavoitteena on jokin tietty matka tietyssä ajassa, voi matkan, ajan, sykkeen tai juoksutahdin mittaus olla erittäin hyödyllisiä progressiivisuuden saavuttamiseksi. Määrittävänä tekijänä kuitenkin oma tarve.

Totta on myös, että moni asia valitaan osittain tai kokonaan meidän puolestamme, yleisimpänä esimerkkinä työkoneet ja -puhelimet töissä. Valitettavasti on myös totta, että näiden laitteiden hallintaa on usein rajoitettu, eikä hyödylliseksi kokemiamme sovelluksia ole mahdollista asentaa – eikä tilannetta helpota se, että työtehon rattaisiin on saatettu myös asettaa kapuloita hankalien ja epävarmasti toimivien sovellusten muodossa. Onneksi yleisimmät käyttöjärjestelmät (MacOS, Windows) tarjoavat itsessään mahdollisuuksia vaikuttaa laitteiden käyttäytymiseen – siitä luvassa esimerkkejä myöhemmin.

On siis ensiarvoisen tärkeää tiedostaa, että laitteet ja applikaatiot ovat vain työkaluja, aivan kuten esimerkiksi tunkki ja kahvimylly. Niiden käyttötarkoitus on auttaa saavuttamaan jokin tavoite ja sujuvoittaa käyttäjän matkaa kohti haluttua lopputulosta. Niissä piilee valtava potentiaali, mutta niiden monimutkaisuus saattaa johtaa tekemisen väärään suuntaan. Näitäkin työkaluja on siis käytettävä oikein ja oikeassa tilanteessa.

Pohdittavaksi perusasiat:

• Mitä laitteita käytän? Mitä oikeasti tarvitsen?
• Mitä sovelluksia näissä laitteissa käytän? Mitä niillä saan aikaan?
• Onko laitteissani jotain turhia sovelluksia? Miksi en ole vielä poistanut niitä?

Rajoilla rakkautta: käytännön askeleet voittoon digi-infusoidussa arjessa

Kommunikaation helppous ja saavuttavuus ovat keskeisimpiä digitalisaation tuomista hyödyistä, mutta valitettavan usein niistä aiheutuu tietoisuuden kuormaa häiriöksi asti. On tärkeää asettaa selkeät rajat ja käyttää synkronisen (esim. tapaaminen, puhelu) ja asynkronisen (esim. sähköposti, Slack) kommunikaation välineitä viisaasti. Esimerkiksi on hyödyllistä määrittää, milloin on tarpeen käydä keskustelua reaaliajassa ja milloin viestit voi vaihtaa esimerkiksi viestiketjussa, jolloin työskentelyä ei tarvitse keskeyttää jatkuvasti. Muista, että muilla on yhtä lailla oikeus määrittää oma tapansa luovia teknouniversumissa, joten kunnioita systemaattisesti ja ehdottomasti myös muiden rajoja.

Omien saavutettavuusrajojen asettaminen on osa omien työtapojen määrittelyä, mikä on avainasemassa, kun pohditaan tukevatko vai haittaavatko laitteet työntekoa. Nämä oman digitaalisen rajapinnan määritykset ovat linjattava monessa ulottuvuudessa:

1. itseni ja laitteen välinen vuorovaikutus: miten haluan, että laitteeni kertoo minulle, kun on jotain kerrottavaa? Mikä ylipäänsä on kertomisen arvoista?
2. itseni ja muiden välinen digitaalinen vuorovaikutus: missä yhteydessä on käytettävä mitäkin digitaalista menetelmää, jos mitään?
3. laitteideni keskinäinen vuorovaikutus: miten haluan, että laitteeni huomioivat toisensa (esim. kaverin sijainti-ilmoitus kellossani)?
4. informaation virtauskanavat ja -suunnat eri palveluissa ja ekosysteemeissä: miten haluan, että eri palvelut jakavat dataa edelleen jalostettavaksi informaatioksi, josta sitten viestii käyttäjälle?

Voi kuulostaa vaikealta ja monimutkaiselta – ja näin onkin – mutta alkuun pääsee kirjaimellisesti muutamalla kätevällä ranneliikkeellä:

I) Valitse niin vähän laitteita ja sovelluksia kuin on tarpeen

• Laitteet ovat fyysinen rajapinta eri digitaalisiin palveluihin, joten pohdi kriittisesti mitkä ovat erittäin tärkeitä, ja milloin. Esimerkiksi minä käytän älykelloani nykyään vain kuntoillessa.
• Lajittele puhelimen sovellukset kansioihin, joko kategorian mukaan tai vain pois tieltä. Piilota ainakin aikaloukut, kuten sosiaalinen media ja pelit.
• Pidä huolta, että tietokoneen työpöytä on järjestyksessä, ja kiinnitä “alapalkkiin” vain ne sovellukset, joita tarvitsee jatkuvasti.

II) Määritä tiukat säännöt ilmoitusasetuksiin

• Tietokoneilla, puhelimilla ja jopa kelloilla on nykyään omat ilmoitusasetukset, joista voi määrittää miten ja milloin mikäkin sovellus tai käyttöjärjestelmä ilmoittaa mistäkin. Uutta sovellusta asentaessa pohdi tarkkaan annatko sille oikeutta ilmoituksiin ollenkaan.
• On myös tärkeää kiinnittää huomiota ilmoituksen sisältämään informaatioon. Mikäli mahdollista, estä ilmoituksen esikatselut lukitusnäytöltä silloin kun puhelin on lukittu, jolloin puhelimen ollessa poissa silmistäsi, muutkaan eivät näe viestiesi sisältöä.
• Aiheesta lisää: The Lazy Way to Productivity: Notifications Management and Focus Mode, Stop Letting Push Notifications Ruin Your Productivity, What I learned when I experimented with turning on notifications for a month

III) Hyödynnä surutta “Älä häiritse” -toiminnallisuuksia

• Lähes poikkeuksetta laitteisiin voi määrittää “Älä häiritse” (”Do Not Disturb”) -tilan, ja sille ajastuksia sekä säännöt, millä perusteella jotkin ilmoitukset näytetään ja miten. Apple-ekosysteemissä ainakin näitä voi määrittää useita erilaisia kontekstin mukaan, esimerkiksi milloin haluaa keskittyä töihin, ja milloin vaikka kaikkeen muuhun. Apple ID:n perusteella nämä (”Focus”-tilat) päivittyvät kaikkiin Apple-laitteisiin automaattisesti (jos näin on asetuksista määritetty).
• Myös “äänettömälle” ja “äänelliselle” jako on toimiva, se on vain usein silti määritettävä käsin.

IV) Viesti rajat

• Useimmissa sähköpostipalveluissa (GMail, Outlook) on mahdollista määrittää työajat, jolloin muut näkevät milloin teet töitä ja milloin et. Joissain palveluissa on jopa mahdollista määrittää automaattinen hylkäys kalenterikutsuihin, jotka osuvat työajan ulkopuolelle.
• Luo kalenteritapahtuma ajoille, jolloin haluat keskittyä itsenäiseen työhön (tai vaikka lounaaseen). Moni varaa itselleen esimerkiksi lounasajan kalenteriin. Käytä mitä vain sopivan jämäkkää otsikkoa, kuten “Busy”, “Lounas”, tai “EI PALAVEREJA”.
• Hyödynnä myös muiden viestivälineiden tapoja viestiä saavutettavuudestasi. Esimerkiksi Slack- ja Teams-alustoilla on mahdollista määrittää omat statukset, jotka voivat myös päivittyä kalenterimerkintöjen perusteella.
• Muista huomioida miten muut ovat viestineet omasta saavutettavuudestaan. Edistä kulttuuria omalla esimerkilläsi.

V) Hyödynnä integraatiot ja automatisoi

• Automatisoi ja ajasta “Älä häiritse” -asetukset, esimerkiksi sulkemaan pois työsovellukset työajan ulkopuolella.
• Hyödynnä sähköposti- ja esimerkiksi Slack-viestien ajastusta, mikäli lähetät viestin vastaanottajan työajan ulkopuolella. Näin viestisi ei häiritse toisen muuta aikaa, ja riski viestin hukkumisesta muuhun viestimassaan pienenee sen päätyessä ylemmäksi jonoon, kun vastaanottaja avaa seuraavan kerran viestivälineet.
• Kytke päälle automaattiset päivitykset, tai vähintään päivityksien lataukset, mikäli haluat itse määrittää päivitysten asennusajan. Koskee siis sekä applikaatioita että koko käyttöjärjestelmää sekä mobiililaitteilla että tietokoneilla.

Näillä pääsee jo hyvään alkuun. Kun omat laitteet ovat hallussa, eikä oma aika häiriinny tarpeettomien keskeytysten takia, voi katseen kääntää automatisoinnin ja tuottavuuden yhteiseen maailmaan, jossa näkemyksiä, teknologiaa ja yhteisöä on lähes joka käänteeseen. Kaiken kaikkiaan digitaaliset välineet tarjoavat hyödyllistä välineistöä työelämään, kunhan oma käyttötarve ja -tavat ovat tiedossa. Tärkeintä on aktiivisesti ymmärtää ja edistää teknologian roolia työkaluina, jotka auttavat meitä ihmisiä saavuttamaan tavoitteemme – useimmiten yhdessä.