Digitaalinen tehokkuus ja kolme tapaa kasvattaa automaatiota

Mietitkö miten parantaa yrityksesi tuottavuutta? Tuottavuusloikka saadaan aikaan erityisesti digitaalisella tehokkuudella. Sen avulla keskeisistä taustajärjestelmistä on mahdollista saada enemmän irti ja yrityksen ohjattavuus paranee paremman läpinäkyvyyden ansiosta. Työnteko on motivoivampaa ja tuottavampaa, kun kokonaisuus on selkeä ja aikaa vapautuu mielekkäisiin tehtäviin.

Viime vuosina liiketoiminnan fokus on ollut etenkin digitaalisissa palveluinnovaatioissa ja näkyvän asiakaskokemuksen muotoilussa. Nykypäivänä asiakas odottaa, että vuorovaikutus yrityksen kanssa tapahtuu saumattomasti - oli kyse sitten digitaalisesta kanavasta, lääkärin vastaanotosta tai autokorjaamosta.

Toiminnasta unohtuu kuitenkin usein digitaalinen tehokkuus. Digitaalinen tehokkuus merkitsee IT:n potentiaalin hyödyntämistä, ja sen kautta saadaan konkreettisia liiketoimintahyötyjä. Tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen keskeiset prosessit toimivat mahdollisimman tehokkaasti ja resursseja hyödynnetään mahdollisimman tuottavasti. Tämä tehokkuus näkyy yritysten toiminnassa useiden eri hyötyjen kautta:

  • Laadukkaammat palvelut
  • Vähemmän virheitä
  • Suurempi nopeus
  • Lisääntynyt tuottavuus
  • Parempi asiakaskokemus
  • Tyytyväisempi henkilöstö
  • Kustannussäästöt
Lähes kaikissa yrityksissä on paljon samoja toistettavia manuaalisia työtehtäviä tai kipuilua järjestelmien kanssa, jotka eivät juttele keskenään. Tästä syystä tapahtuu helposti virheitä ja työntekijöiden aikaa menee hukkaan. Digitaalisen tehokkuuden avulla virheitä saadaan vähennettyä ja ihmisten aikaa käytettyä mielekkäämmin ja tuottavammin. Konkreettisia esimerkkejä manuaalisesta työstä ovat tilausten ja laskujen käsittely sekä asiakaspalvelun prosessit, kuten perehdyttäminen, reklamaatiot ja erinäiset tukipyynnöt. Myös tyypilliset taloushallinnon prosessit, kuten matkalaskut, tiliöinnit ja maksut ovat hyvin usein toisteista, manuaalista työtä.

Miten tehostaa toimintaa?


Avainasemassa on automaation lisääminen. Ensimmäiseksi tulee tunnistaa automaation hyödyt liiketoimintaprosessien kannalta – yli organisaatiorajojen. Niiden tunnistamiseksi selvitetään ensin yrityksen nykytila AS-IS -analyysillä, joka kuvaa, miten työtä tehdään tänään. Seuraavaksi kuvataan tavoitetila tekemällä TO-BE -prosessi, jonka pohjalta kuvataan, miltä työn tekeminen näyttää tulevaisuudessa. Kokonaiskuvan luomiseksi dataa kerätään sekä laadullisesti että määrällisesti. Laadullisen datan kerääminen tapahtuu esimerkiksi haastattelemalla yrityksen työntekijöitä ja määrällistä dataa saadaan esimerkiksi tiedonlouhinnan (data mining) kautta.

Kun sekä nykytila että tavoitetila on kuvattu, on tärkeää miettiä, miten tavoitetilaan päästään. Mikä teknologia on oikea ratkomaan nykytilan haasteet? Tässä vaiheessa työkalupakissa pitää olla laaja valikoima eri teknologioita ja ymmärtää niiden luomat mahdollisuudet: kaikki ongelmat eivät ole nauloja, joten yksi vasara ei riitä ratkomaan jokaista ongelmaa. Ihanteellisesti tiimiin kuuluu sekä liiketoiminnan asiantuntijoita että teknologian mahdollisuudet ymmärtäviä osaajia. Näin yritys ei luo siiloja, vaan mahdollistaa sujuvan liiketoiminnan ja teknologian yhteistyön.

Kolme tapaa kasvattaa automaatiota ja parantaa digitaalista tehokkuutta


Ensimmäiseksi on syytä tarkastella yrityksen kokonaisarkkitehtuuria ja sitä, miten se on rakennettu tukemaan prosesseja. Liiketoiminta voidaan jakaa kolmelle tasolle kokonaisarkkitehtuurissa. Business Operations Layer -tasolla hahmotetaan liiketoiminnalle ominaisia tehtäviä, työnkulkuja ja päätöksentekoa. Yrityksen eri toiminnot, kuten myynti, markkinointi ja IT-palvelut muodostavat Business Functions Layer -tason. Core Systems -taso koostuu yrityksen keskeisimmistä järjestelmistä. Integraatiokerroksessa (Integration Layer) varmistetaan taas, että kaikki tasot ovat kytköksissä toisiinsa, ja että funktiot ja järjestelmät tukevat liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

yrityksen kokonaisarkkitehtuurin tasot Moisala

Lähde: Vuono Group

Digitaalista tehokkuutta voidaan lähestyä useammasta eri näkökulmasta. Vaikuttavin tapa edetä on miettiä, miten automaatio tullaan sisällyttämään yrityksen strategiaan ja keskeisiin liiketoimintaprosesseihin. Tällöin mietitään digitaalisuuden hyötyjä laajasti arkkitehtuurin kaikilla kolmella tasolla – integraatiokerrosta unohtamatta. Järjestelmäuudistusten ohella nykyisiä järjestelmiä ja prosesseja voidaan tehdä älykkäämmiksi esimerkiksi räätälöidyillä mikropalveluilla. Liian usein prosessit on suunniteltu järjestelmä eikä liiketoiminta edellä – olemme viime aikoina lukeneet järjestelmälähtöisistä toteutuksista niin terveydenhuollossa kuin julkisen sektorin palkanmaksussa. Esimerkiksi koko ERP-järjestelmän vaihtamisen sijaan voisi olla järkevää selvittää, voisiko nykyinen järjestelmä toimia paremmin vaikkapa huoltoprosessin näkökulmasta, mikäli se saisi automaattisesti ennusteet komponenttien tilausajoista tätä varten ohjelmoidulta koneoppimista hyödyntävältä mikropalvelulta.

Kun digikehitystä tehdään kokonaisarkkitehtuuria ja tietovirtoja silmällä pitäen, yrityksen eri toimintojen välinen yhteistyö sujuvoituu, ja automaatiolla saadaan lisättyä tehokkaammin tuottavuutta. Liiketoiminnan prosessit ja päätöksenteko tuleekin miettiä selkeäksi kokonaisuudeksi, jossa automaatio, integraatiot ja järjestelmät tukevat ihmisen työtä ja yrityksen strategiaa.

Toinen lähestymistapa on keskittyä erityisesti integraatiokerrokseen. Tällöin tarkastellaan sitä, miten järjestelmät ovat yhteydessä toisiinsa ja kuinka ne keskustelevat keskenään. Integraatiokerroksessa digitaalista tehokkuutta voidaan lisätä hyödyntämällä erilaisia integraatioalustoja (Integration Platform as a Service, iPaas). Esimerkkejä näistä ovat Dell Boomi ja HiQ:n Frends. Integraatioalusta mahdollistaa datan sujuvan liikkuvuuden kokonaisarkkitehtuurissa. Merkittäviä tehokkuushyötyjä saadaan siitä, että tietovirrat ovat paremmin hallittavissa, jolloin tiedolla johtaminen helpottuu. Tietoja ei esimerkiksi tarvitse enää syöttää montaa kertaa eri järjestelmiin, vaan tieto lisätään kerran sovittuun paikkaan, jolloin integraatioalusta varmistaa, että tieto siirtyy myös muihin järjestelmiin.

Kolmantena tapana voidaan miettiä ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) mahdollisuuksia yksittäisten työnkulkujen automatisoinnissa. Tämä on kevyin tapa tehdä parannuksia prosesseihin ja lisätä digitaalista tehokkuutta. Sopiva työkalu tähän on esimerkiksi suomalaislähtöinen Robocorp. Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan automatisoida nopeasti toisteisia rutiinitehtäviä, kuten esimerkiksi ostolaskujen tiliöintiä. Parhaiten ohjelmistorobotiikka sopiikin tilanteisiin, joissa tarvitsee vapauttaa nopeasti ihmisten työaikaa tärkeämpiin tehtäviin. Yrityksen automaatioasteen kasvaessa ja maturiteetin lisääntyessä digitaalisen tehokkuuden tasoa on helppo nostaa integroimalla ohjelmistorobotiikalla toteutetut automatisoinnit laajempiin kokonaisuuksiin.

Onko teidän yritys jo valmis ottamaan tuottavuusloikan?