Mikä toiminta­ympäristössä muuttui pysyvästi?

Kevät 2020 tullaan muistamaan ulkoisesta muutosvoimasta, joka hiipi vähitellen tietoisuuteemme ja leimahti sitten maailmanlaajuiseksi epidemiaksi. Suomessa tämä ajoittui maaliskuun puoliväliin ja valmiuslain käyttöönottoon.

Hyvin varhaisessa vaiheessa kävi ilmi, että usealla suomalaisella organisaatiolla oli varautumissuunnitelma koronaa vastaavan erikoistilanteen varalta. Esimerkiksi energiatoimialalla varautuminen on osa normaalia riskienhallintaa, joka juontaa juurensa sääilmiöihin ja -tuhoihin varautumisesta. Oli suunnitelmaa olemassa tai ei, menneen kevään myötä organisaatioiden huomio kiinnittyi pandemian vauhdittaman muutoksen ymmärtämiseen sekä vähitellen myös siihen sopeutumiseen - tästä olkoon jatkuvana muistutuksena kasvomaskit, käsidesit ja turvavälien pitäminen.

Havaintoja keväältä – mikä muuttui?

Tuntuvin siirtymä pandemian jälkeiseen maailmaan oli digiloikka etätöihin sekä -opetukseen. Viimeistään tuolloin koulutus irtosi luokkahuoneesta ja työntekeminen avotilan seinistä, useimmilla meistä maanantaina 16.3.2020.

Maalis-huhtikuu

Ensimerkit ’eristäytymistaloudesta’ ilmentyivät jo maaliskuun aikana. Suomalaisten huomio kiinnittyi omaan kotiin ja pihapiiriin. Lisääntynyt kotona vietetty aika kasvatti kiinnostusta elektroniikkaa, verkkoyhteyksiä ja suoratoistopalveluita kohtaan. Kevään edetessä nikkarointi, remontointi, kotikuntoilu ja polkupyöräkauppa saivat nosteen. Mielestäni mielenkiintoisimpia havaintoja oli ruoan verkkokaupan kasvupiikki kotitoimituksineen.

Lisääntyneellä eristäytymisellä oli myös kääntöpuolensa, kuten tiedämme, se näkyi radikaalisti palveluiden käytössä, matkailualalla sekä vaatekaupoissa, koska koko työviikon verkkotapaamiset voi sujuvasti kuitata muutamalla "Teams-paidalla".

Touko-kesäkuu

Kevään aikana käsityksemme ajasta ja paikasta sekä läsnäolon tarpeellisuudesta päivittyi, kenties pysyvästi. Kehityshankkeet aloitettiin, toteutettiin ja jopa jalkautettiin etäyhteyksin. Kohtaamisiin perustuneet tapahtumat, kuten Mantan lakitus vappuna, Helsingin kirjamessut tai muotitoimialan instituutio - Kööpenhaminan muotiviikot - olivat löytäneet uuden ilmenemismuodon verkossa.

Tartuntalukujen kasvaessa kodinulkopuolinen liikkuminen väheni minimiin. Samalla kodit mukautuivat kuntosaleiksi, elokuvateattereiksi, luokkahuoneiksi, lounaspaikoiksi ja työhuoneiksi.

Käypä oletus tulevaisuudesta on, että viihde- ja ammattitapahtumat toteutetaan suurella todennäköisyydellä jatkossakin etä- ja läsnäoloa yhdistämällä. Kehitystä vauhdittava 5G-teknologia ja lisätty todellisuus (AR) voivat tuoda tähän oman lisämausteensa. Omasta mielestäni Varjon ja Nasan yhteistyö liittyen virtuaaliseen astronauttikoulutukseen on omiaan haastamaan käsityksiämme myös asiantuntijakoulutuksen paikka- ja muotosidonnaisuudesta.

Pandemiaan sopeutumisen syksy - mitä on odotettavissa?

Mennyttä kevättä voi halutessaan nimittää shokkivaiheeksi, jonka aikana Suomessa korostui reagointi valmiuslain edellyttämällä tavalla. Nyt syksyn tullen näyttää siltä, että toinen aalto on täällä ja sopeutumisen toinen vaihe on käsillä. Syyskuussa 2020 työnteon ajankohtaiseksi muodoksi on vakiintumassa ns. hybridityö eli malli, jossa tiimit tapaavat 1-2 kertaa viikossa toimistolla ja muu työ tehdään etänä.

Muutosvoimia on ilmassa useita, mutta vain osa niistä tulee jäämään pysyviksi tavoiksi ja trendeiksi, jotka lopulta muokkaavat toimintaympäristöä.

Nyt onkin erinomainen aika tarkastella omaa toimintaympäristöä ja -suunnitelmia sekä strategiaa. Ideoita varten voi selata toimialan uutisvirtaa tai haastatella omia sidosryhmiään kysymällä heidän näkökantojaan mahdollisista muutosaihioista. Myös esimerkiksi Applen painopistealueiden ja tuotelanseerausten seuraaminen on kelpo tapa haastaa itsensä pohtimaan oman toimialan kehityssuuntaa ja mahdollisia muutoskohtia.

Jos työnteon uusi normaali on yhdistelmä etä- ja läsnätyötä, on tällä vaikutusta vähitellen myös joukkoliikenteen käyttöön ja reitteihin. Useamman vuoden tähtäimellä tämä vaikuttanee jopa suunnitteilla oleviin raideinfrahankkeisiin tai kaupungin terveys- ja koulutuspalveluiden rakenteeseen.

Olen myös kuullut koulutuksen asiantuntijoiden pohtivan varsinkin ammatti- ja yliopistoopetuksen irtoamista luokasta ja kampuksesta. Mikäli näin tapahtuu edes osittain, on tämä trendi omiaan vahvistamaan etäyön kanssa muutosta siihen, miten ja missä asumme: kaupungissa, kehyskunnassa vai maaseudulla? Villi kortti, jota ainakin itse seuraan keskusteluideni perusteella, on Googlen tai Amazonin kaltaisten teknologiajättien mahdollinen saapuminen koulutuspalveluiden tarjoajiksi.

Tilannekuva toimintaympäristöstä

Tilannekuvia on toimialasta riippuen erilaisia. Niiden ilmenemismuoto voi olla päivittyvä listaus muutosvoimista tai strategiakuvan päälle kuvitettu muutosvoimien visualisointi. Tilannekuvan voi myös pukea kartan muotoon, esim muokkaamalla Futures Platformin ennakointikarttaa. Oheisessa esimerkissä tilannekuva on laadittu rakennusalan toimijan näkökulmasta.

tilannekuva2

Strategian tarkistus

Strategian tarkistuksen tarkoituksena on sananmukaisesti tehdä organisaation strategian koronatesti. Ilmiselvä esimerkki tästä on se, että keväällä moni yhtiö päivitti verkkokauppansa ja siihen liittyvän analytiikan samaan tahtiin, kun liikkuminen kodin ulkopuolella väheni. 

Tilannekuvaa hyödyntämällä organisaatio voi poimia merkittävimmät muutosvoimat, joihin organisaatiolla on kyky vastata ja ottaa nämä uhka-mahdollisuus -tarkasteluun. Esimerkiksi etätyön pilkkominen mikrohavaintoihin, kuten kodin IT-laitteet, verkkoyhteydet, lounaspalvelu, hyötyliikunnan lisääminen, lisääntynyt aika pihalla, kodin muutostarpeet jne, avaavat näkökulmat strategian tarkastamiseen. Asuntorakentajan näkökulmasta tämä voisi tarkoittaa sitä, että uusiin kohteisiin harkitaan mahdollisuutta sisällyttää muokattavat työ- ja opiskelutilat, pyöräkellarin laajentaminen tai vaikka kuntoilulaitteet yhteiskäyttöön pihalle.

Yksi tapa tehdä koronatarkistus omalle strategialle on tutustua Futures Platformin Maailma pandemian jälkeen -aineistoon ja poimia sieltä tunnistetut ja vähän epätyypillisemmätkin muutosvoimat vaikka juuri uhka-mahdollisuus-näkökulmasta. Työn voi aloittaa vaikka osoittamalla tiimeille kaksi ennakointikartan sektoria kullekin ja aloittaa strategisten uhkien sekä mahdollisuuksien tunnistamisen näin.

Kun epävarmuus yltyy toimiympäristössä, myös tarve skenaarioinnille tapaa lisääntyä. Skenaariot ovat erittäin hyvä tapa jäsentää ja seurata ketterästi alati muuttuvaa toimintaympäristöä.

Tilannekuva ja strategian tarkistus ovat erittäin hyviä työkaluja, jotka herkistävät organisaation huomioimaan toimintaympäristön muutokset ja tarvittavat toimenpiteet. Kaikki tämä tähtää siihen, ettei alla oleva lausahdus toteudu kohdallasi.

How did you go bankrupt? In two ways. Gradually, then suddenly. - Ernest Hemingway, The sun also rises